Chắc là khi thao tác gọi đến tổng đài bạn đã quá quen thuộc với một giọng nói tự động hướng dẫn bước thao tác với nhà cung cấp dịch vụ. Đấy chính là tổng đài trả lời tự động viết tắt là IVR, là phương án đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp.
Vậy hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về hệ thống này nhé.
Tổng đài trả lời tự động là gì?
Tổng đài trả lời tự động là công năng cơ bản trên tổng đài hỗ trợ phân luồng người dùng qua các phím bấm dựa trên nội dung lời chào gọi, điều hướng cuộc gọi đến đúng bộ phận hay phòng ban liên quan để xử lý khó khăn của khách hàng.
Phương thức hoạt động rất đơn giản, khi khách hàng gọi đến tổng đài họ sẽ lắng nghe một đoạn ghi âm cài sẵn. Trong đoạn nói bao gồm lời chào và chỉ dẫn thao tác trên bàn phím để điều hướng cuộc gọi theo nhu cầu của khách hàng.
Ví dụ đoạn ghi âm sẵn:
- “Chào mừng Quý khách đã gọi đến công ty A. Vui lòng bấm số máy nội bộ cần gặp hoặc bấm phím theo chức năng sau:
- Phím 1 phòng Kinh doanh
- Phim 2 phòng Kế toán
- Phím 3 phòng Nhân sự
- Phím 4 phòng Kinh doanh Quốc tế
- Phím 5 phòng Marketing
- Phím 0 để gặp tổng đài viên
- Xin cảm ơn”
Vì thế quá trình được đơn giản hóa, khách hàng/đối tác sẽ liên hệ thẳng phòng ban mà mình mong muốn.
Tham khảo: Giải pháp Autocall là gì? Đối tượng nào nên sử dụng?
Điểm lợi tổng đài trả lời tự động đem lại
Sự ra đời của hệ thống trả lời tự động mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp và khách hàng, chi tiết như sau:
Giảm khối lượng công việc
Hằng ngày, bộ phận lễ tân đón nhận hàng trăm hàng nghìn cuộc gọi xử lý thắc mắc người dùng.Vì đó lượng công việc khá nhiều và ”làm không xuể”. Vì vậy khi áp dụng tổng đài tự động, khách hàng chỉ cần bấm phím mà không cần sự can thiệp của lễ tân. Đặc biệt là vẫn quản lý được quy trình chăm sóc khách hàng hiệu quả. Chuyện này đã hỗ trợ cho bộ phận tiếp tân giảm đi một lượng lớn công việc.
Tiếp cận nhanh hơn
Tổng đài được hỗ trợ từ bộ phận lễ tân, khách hàng sẽ phải giải bày rõ khó khăn cho họ hiểu. Sau đó phải chờ lễ tân kết nối tới đúng phòng ban. Tiếp theo, khách hàng sẽ giải thích khó khăn của mình thêm một lần nữa và tốn nhiều thời gian. Tuy nhiên, với hệ thống trả lời tự động mọi việc được giải quyết nhanh chóng. Khách hàng chỉ cần làm theo hướng dẫn và nhấn phím gặp các phòng ban có thể hỗ trợ.
Chuyên nghiệp
Các bất cập hay khiếu nại của khách hàng được xử lý nhanh gọn lẹ, tạo ấn tượng tốt trong mắt khách hàng. Đem lại hình ảnh tổ chức của bạn trở nên uy tín và chuyên nghiệp hơn bao giờ hết.
Tối thiểu chi phí hoạt động
Chi phí đầu tư cho hệ thống rất thấp so với số tiền tổ chức chi để thuê nhân sự trực điện thoại.
Không chỉ vậy, hệ thống tổng đài trả lời tự động còn giúp giám sát chất lượng cuộc gọi như ghi âm, chuyển văn bản thành giọng nói, chấm điểm cuộc gọi,… và nhiều tính năng được cài đặt vào hệ thống.
Một số vấn đề khi sử dụng tổng đài trả lời tự động
Sau đây là một số cân nhắc hỗ trợ tổ chức xây dựng hệ thống tổng đài tự động hiệu quả:
- Lời chào ngắn gọn, rõ ràng: Công ty nên cung cấp câu chào càng ngắn gọn càng tốt, đưa thẳng vào vấn đề. Hạn chế dài dòng, rề rà vì những điều đó sẽ khiến khách hàng mất kiên nhẫn.
- Đảm bảo thông tin chính xác: Cho dù doanh nghiệp có thể điều chỉnh thông tin khi xây dựng tổng đài tự động, nhưng lại tốn khá nhiều thời gian.
Tạm kết
Bài viết hôm nay đã cung cấp thông tin về định nghĩa và lưu ý khi lắp đặt tổng đài trả lời tự động. Đây là xu hướng mới ưu việt hơn hình thức nhân viên trực tổng đài trước đây. Mong những thông tin trên sẽ đem lại nhiều kiến thức bổ ích cho Quý khách hàng.
Nếu cần tư vấn thêm về dịch vụ, vui lòng liên hệ qua:
- Website: Dịch Vụ Tổng Đài Ảo VoIP Thông Minh – OMICall
- Hotline: 0899 90 98 68 – 0287 1010 898
- Trụ sở chính: 140 – 142 Đường số 2, Vạn Phúc City, Hiệp Bình Phước, Tp. Thủ Đức, Tp. Hồ Chí Minh
- Chi nhánh tại Hà Nội: 85-87 Đường Hoàng Quốc Việt, Nghĩa Đô, Cầu Giấy (Tòa nhà An Hưng)
- Chi Nhánh tại Cambodia: Thida Rath #154 St.33MC, Sangkat Steung Meanchey, Khan Mean Chey Phnom Penh